privacy

Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons ?

De nos clients :

• Nom
• Adresse de facturation et/ou de chantier
• Numéro de téléphone
• E-mail

De nos fournisseurs :

• Nom
• Adresse
• Numéro de téléphone
• E-mail

De notre personnel :

• Nom
• Adresse
• Numéro de téléphone travail & privé
• E-mail
• Date et lieu de naissance
• Données d'identité
• Données liées à la santé
• Photo

Divers :

• Outre les données des clients, des fournisseurs et du personnel, nous traitons également des données à caractère personnel d'autres personnes, telles que de nouveaux clients potentiels, des contacts utiles au sein de notre secteur, des contacts de réseau, des contacts d'experts, etc. Les objectifs de ces traitements sont dans l'intérêt de nos activités, du marketing direct et des relations publiques. Notre fondement juridique se base sur notre intérêt légitime et, dans certains cas, sur l'exécution d'un contrat.

Où conservons-nous les données ?

Dans les clouds via l'outil cloud station et dans le programme de traitement yuki. Ces données sont consultables sur les appareils suivants :

• l'ordinateur portable de Nancy (Keienvenstraat 43 - 2990 Wuustwezel ou en déplacement)
• l'ordinateur portable de Ludo (Keienvenstraat 43 - 2990 Wuustwezel ou en déplacement)
• l'iPad de Ludo (Keienvenstraat 43 - 2990 Wuustwezel ou en déplacement)
• l'iPad de Bart (Van Haeftenlaan 23 – 2950 Kapellen)
• l'ordinateur du bureau (Keienvenstraat 43 - 2990 Wuustwezel)
• le GSM de Nancy (Keienvenstraat 43 - 2990 Wuustwezel ou en déplacement)
• le GSM de Ludo (Keienvenstraat 43 - 2990 Wuustwezel ou en déplacement)

Sauvegardes :

• Sur le disque dur externe qui est conservé à l'adresse suivante : Laaglandlaan 128 – 2170 Merksem. Il n'est possible d'accéder au disque dur que par l'un des ordinateurs portables mentionnés ci-dessus, ou par l'ordinateur de bureau.

Les données sont également conservées partiellement sur papier, comme des bons de travail, des offres, ... ces données ne sont consultables qu'au bureau.

• Keienvenstraat 43 – 2990 Wuustwezel

Sécurité :

• Chaque GSM est muni d'un mot de passe.
• Chaque ordinateur portable et chaque pc sont munis d'un mot de passe.
• Chaque iPad est muni d'un mot de passe.
• Chaque appareil est protégé par un détecteur de virus.
• Le bureau consiste en un espace fermé muni d'un dispositif d'alarme.
• L'outil cloud station et le programme yuki sont davantage protégés par des mots de passe.
• Nous disposons de serveurs et d'un réseau protégés.
• Nous détruisons de manière sécurisée les données, notamment par coupures en petits morceaux.

Conservation des données :

• Les données relatives aux clients : 3 ans
• Les données relatives aux clients de travaux réalisés : 12 ans après la fin des derniers travaux
• Données relatives au personnel : pendant l'exercice de fonction + 2 ans
• Données relatives aux fournisseurs : pendant la durée de la collaboration + 2 ans
• En cas de litiges en cours, cette période peut être prolongée par la période qui serait nécessaire à cet effet.

Qui peut consulter quoi ?

• Ludo Ibens                            gérant d'exploitation (tout)
• Willy Ibens                            gérant d'exploitation statutaire (tout)
• Nancy Mazzone                  employée (tout)

• Bart Adams                           chef d'atelier (bons de travail)
• Bruno Van Hoeydonck     chef d'atelier (bons de travail)
• Mike Nicolai                         chef d'atelier (bons de travail)
• Patrick De Baere                 chef d'atelier (bons de travail)

• Wim Demeulemeester    comptable Bofidi (comptabilité - yuki)
• Peter Verswijvel                comptable Bofidi (comptabilité - yuki)
• Esty Maricou                        employée du bureau de comptabilité Bofidi (comptabilité - yuki)
• Barbara Vervoort                               employée du bureau de comptabilité Bofidi (comptabilité - yuki)

• Arno Bellenge                     aide informatique

• Dienstbetoon                      secrétariat social

Objectifs du traitement des données :

• Données relatives aux clients : afin de pouvoir exécuter les travaux demandés, par la suite afin de pouvoir suivre l'entretien des travaux réalisés et pouvoir assurer la garantie. En cas de non-commande des travaux, le tout est conservé pendant 3 ans car une longue période peut s'écouler entre la date de l'offre et l'éventuelle commande. Les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire ; il ne s'agit que des coordonnées du client et de l'adresse de la maison où il habite, car il s'agit toujours du toit.
• Les données relatives aux fournisseurs : en vue d'une collaboration fluide.
• Les données relatives au personnel : les coordonnées sont nécessaires pour un fonctionnement normal au sein de l'entreprise. Certaines infos supplémentaires (p.ex. photos, numéro de registre national, ...) sont nécessaires lors du remplissage de certains documents qui sont légalement obligatoires pour réaliser les chantiers (p.ex. Limosa, cartes BTP,…)

Autorisations explicites pour le traitement des données :

• Le personnel nous a autorisé, par écrit, à utiliser, par exemple, des photos à des fins de publicités diverses (p.ex. site Web, brochures, ...).

Possibilité de modification ou de suppression des données :

• Il est possible d'envoyer une demande de consultation, de correction ou de suppression à : nancy@ibensriet.be  Dans ce cas, les données concernées seront supprimées dans les plus brefs délais. Si vous ne connaissez pas l'adresse mail, il est également possible d'envoyer une demande d'adaptation par le biais du formulaire de contact qui se trouve sur le site Web : www.ibensriet.be
• Une demande de consultation, de correction ou de suppression peut également se faire par courrier : adresse postale = Keienvenstraat 43 – 2990 Wuustwezel.
• A cet effet, la personne de contact responsable est Nancy Mazzone, employée de la société Ibens rieten daken.
• Nous mettons tout en œuvre pour gérer consciencieusement et légitimement toutes les données à caractère personnel conformément à la législation en vigueur. Si toutefois vous êtes d'avis que vos droits ont été enfreints et que vous estimez que notre entreprise n'a pas été à l'écoute de vos préoccupations, vous pouvez déposer une plainte auprès de : Commission de la Protection de la Vie privée, rue de la Presse 35 - 1000 Bruxelles - Tél : 02/274.48.00 – Fax : 02/274.48.35 – e-mail : commission@privacycommission.be

Procédure en cas de fuite de données :

• Pour chaque problème lié à une fuite de données, Nancy Mazzone sera immédiatement prévenue.  Elle avertira à son tour les instances compétentes dans un délai de 24h, à l'aide des formulaires qui sont déjà préparés à cet effet et qu'elle a à portée de main au bureau.
• La fuite de données sera traitée sérieusement et le risque sera correctement signalé.

Partage de données avec des tiers :

• Aucune donnée n'est partagée avec des tiers à des fins de publicité ou autres.
• Les données ne sont partagées qu'avec le personnel, les fournisseurs ou les sous-traitants, s'ils en ont besoin pour exécuter leur travail correctement. Actuellement, nous ne partageons QUE ces données qui leur sont nécessaire pour la tâche demandée.